Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Gesetzliche Vorgaben rund um das Thema betriebliche Zeiterfassung und die richtige Implementierung in Ihrem Unternehmen

Ausgangsituation

In fast allen Unternehmen ist es gängige Praxis die Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu dokumentieren. Die unterschiedlichen Zeiterfassungsmethoden sind so unterschiedlich wie die Arbeitszeitmodelle selbst. So gibt es Unternehmen, in denen die Mitarbeiter ihre Zeitkarten an der Stechuhr selbstständig stempeln. In manchen Firmen führt der Vorgesetzte händische Excel-Tabellen zur zentralen Zeiterfassung oder die Mitarbeiter tragen ihre Zeiten selbst am Computer zur individuellen Zeiterfassung ein. Moderne Unternehmen sind auf der Suche nach Softwarelösungen und nutzen elektronische und digitale Zeiterfassungssysteme zum Einsatz.

Arbeitszeitgesetz

Im österreichischen Arbeitszeitgesetz sind die Rahmenbestimmungen für die Arbeitszeit festgelegt. Durch die Kollektivverträge werden flexiblere branchen- und betriebsspezifische Regelungen ermöglicht. Flexible Arbeitszeitmodelle werden von den Kollektivvertragspartnern festgelegt.

Aufzeichnungspflicht (§ 26 AZG)

Der Arbeitgeber hat zur Überwachung der Einhaltung der Arbeitszeit in der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitszeiten zu führen. Wurde für die Arbeitszeit ein Durchrechnungszeitraum eingeführt, so ist auch der Beginn und die Dauer des Durchrechnungszeitraumes in der Zeiterfassung festzuhalten.

In unserer Softwarelösung beispielsweise, sieht jeder Mitarbeiter in der Zeitdatenliste im Modul LHR Zeit den Beginn und das Ende der Normalarbeitszeit sowie Zahl und Dauer der Ruhepausen und ebenso die wöchentliche Ruhezeiten.

Die Aufzeichnungen enthalten folgende Angaben:

Beginn und Ende der Arbeitszeit
Einhaltung der Ruhepausen und Ruhezeiten
Mehrarbeitsstunden
Überstunden ausgewiesen
Nachtzulage

So kann die Überprüfung der Einhaltung der Höchstarbeitsgrenzen durch den Betriebsrat (§ 89 ArbVG) und das Arbeitsinspektorat (§ 3 Abs. 1 Z3 ArbIG) problemlos erfolgen.

Verbot von Leistung von Überstunden

Für

Werdende und stillende Mütter
Jugendliche

besteht ein Überstundenverbot.

In der LHR Zeit haben Sie die Möglichkeit, diesen Dienstnehmern täglich eine automatische individuelle Benachrichtigung mit der Information zu schicken, wann die Normalarbeitszeit endet und ab welchem Zeitpunkt Überstunden entstehen würden. Z. B. arbeiten an Sonn- und Feiertagen: Das Einstempeln an diesen Tagen ist für diese Personen nicht möglich.

Die Aufzeichnungen sind in der Regel ein Jahr aufzubewahren. Für die Beschäftigung von Lenkerinnen/Lenkern beträgt die Frist 24 Monate. Bei Durchrechnung der Arbeitszeit beginnt diese Frist mit Ende des Durchrechnungszeitraumes. Aus anderen Rechtsvorschriften können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben. Zum Beispiel bei den Jugendlichen ist bis zum Ablauf von zwei Jahren nach der letzten Eintragung aufzubewahren.

Softwarelösungen

Die Anzahl der Anbieter ist enorm groß. Im Internet finden sich sogar einige Freeware-Lösungen. Es gibt einige namhafte und große Softwareanbieter die eine Zeiterfassung als Ergänzungsprodukt führen. Dann gibt es Softwareanbieter die nur Produkte zur Zeiterfassung anbieten. Es handelt sich dabei oft um kleine Softwareunternehmen, die oftmals spezialisierte branchenspezifische Lösungen anbieten. Wir möchten Ihnen nun einige Punkte aufzeigen, die Ihnen zeigen, ob es für Sie sinnvoll ist, eine Software einzusetzen und wie Sie eine richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Heute ist Zeiterfassung ein wesentlicher Bestandteil der internen Abrechnung, sprich Lohnverrechnung, sowie der externen Verrechnung von Kundenprojekten.

Die Nutzer elektronischer Zeiterfassungssysteme sind besonders zufrieden damit, dass sie die Arbeitszeiten schneller und einfacher als ohne System bewertet werden können. Dass sie detaillierte Aufstellungen über Krankenstands- und Urlaubstage sowie über Mehr- und Überstunden erhalten.

Automatismen

Terminals registrieren über Codeträger das Kommen und Gehen. Die Daten werden automatisch in die Softwarelösung übernommen und durch eine Berechnung im Zeitmodel bewertet.

Kostensparend

Bei einem durchschnittlichen Anteil der Lohnkosten von 70 % an den gesamten operativen Ausgaben eines Unternehmens, lässt es sich unschwer erahnen, welchen betriebswirtschaftlichen Nutzen und damit welche Kostensenkungen eine Zeitwirtschaft im Rahmen von Prozessoptimierung bringen kann.

Vorteile:

Verringerung des administrativen Aufwands
Hoher Automatisierungsgrad
Vielfältige Auswertungsmöglichketen
Flexible Datenerfassung
Datentransparenz
Automatisierte Datenübergabe an die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Vermeidung von Fehleingaben
Hohe Datensicherheit
Minutengenaue Zeiterfassung
Transparenz & Überblick
Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Erhöhung der Produktivität

Nachteile?

Natürlich muss man davon ausgehen, dass für die Einführung einer neuen Software auch Investitionen getätigt werden müssen. Durch sogenannte Software as a Service Lösungen können die einmaligen Kosten sehr gering gehalten werden und sind durch fixe jährliche Kosten gut überschaubar. Dabei handelt es sich um Cloud-Lösungen d.h., dass auch keine Investitionen für Hardware und Betriebssystem sowie für Datensicherheit notwendig sind. Durch Terminals oder Lösungen für Handy können auch Mitarbeiter ohne PC-Zugang integriert werden. Wichtig ist, gegenüber dem Mitarbeiter von Anfang an offen und fair zu kommunizieren. So kann man Skepsis und Ängste gut entgegenwirken. In jedem Unternehmen sollte es eine verantwortliche Person geben, die über die Inhalte und Berechnung Bescheid weiß und in weiterer Folge auch das System administrieren kann. Es sollte allen Beteiligten bewusst sein, dass nachträgliche Änderungen nachvollzogen werden können und sämtliche Änderung dokumentiert werden.

Was sollte man bei der Auswahl beachten?

Wer eine elektronische Zeiterfassung einführen will, hat die Qual der Wahl. Einfach zu bedienen sollte sie sein und ebenso einfach zu installieren. Und sie sollte viel können, aber nicht zu viel kosten. Eine genaue Analyse der eigenen Bedürfnisse und der auf dem Markt erhältlichen Systeme lohnt sich. Die Software sollte in meine IT-Infrastruktur passen und auch richtig dimensioniert sein. Es sollte auch immer eine Cloud-Lösung in Betracht gezogen werden. Es ist auch zu beachten, welche Mitarbeiter in meinem Unternehmen tätig sind und wie IT affin sie sind. Es sollte zudem wenig Spielraum für Spielereien geben. Brauche ich Terminals? Wie kann ich Mitarbeiter ohne PC-Zugang integrieren, welche Information soll ein Terminal ausgeben können? Wie viel Flexibilität benötige ich bei den Zeitmodellen, wie umfangreich sind meine Vereinbarungen und wie kann das im System so gut wie möglich automatisierter werden? Wie sieht die technische, aber auch die fachliche Betreuung aus?

Funktionen der Zeiterfassung