Wie lässt sich die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice lösen?
Wie kann eine Softwarelösung zur digitalen Zeiterfassung in Unternehmen rechtliche Themen und allgemeine Fragen abdecken?
- Welche Arbeitskollegen sind im Büro anwesend? Wer sitzt im Homeoffice?
- Wie bekomme ich einen Überblick über meine Homeoffice-Tage?
- Müssen Homeoffice-Tage in der Zeiterfassung aufgezeichnet werden?
- Wie können durch eine Zeiterfassungssoftware die Prozesse vereinfacht werden?
Die Notwendigkeit flexibler Arbeitszeiten oder Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis ist einer der Hauptgründe für die zunehmende Beliebtheit des Homeoffices. Mitarbeiter können durch die Möglichkeit von Homeoffice ihre Tagesplanung flexibler gestalten und gleichzeitig vereinfacht es für Unternehmen, auf die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle und Wünsche der Arbeitszeiten von Mitarbeiter einzugehen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss aus Sicht eines Unternehmens über entsprechende Änderungen nachgedacht werden.
Die Basis der Zeiterfassung wird von den vereinbarten Arbeitszeitmodellen und den daraus resultierenden Arbeitszeiten vordefiniert. Aufgabe einer Softwarelösung zur Zeiterfassung ist es, nicht nur die tatsächlichen Arbeitszeiten zu erfassen, sondern diese auch mit den Plandaten, sprich mit den vorab vereinbarten Arbeitszeiten des Arbeitszeitmodells zu vergleichen. Nur so können Fehl- oder Überstunden identifiziert werden. Eine Zeiterfassungssoftware vereinfacht die Verwaltung der verschiedenen Zeitmodelle der Mitarbeiter. Werden flexible Zeitmodelle den Mitarbeitern angeboten, wie z. B. das Homeoffice, empfiehlt es sich, webbasierte und digitale Zeiterfassungssysteme bzw. eine Zeiterfassung per App. Durch die Zeit- und Ortsunabhängigkeit des Systems wird die Aufzeichnung der Arbeitszeit auch von zu Hause aus ermöglicht.
Expertentipp von Mag. Bernhard Achatz
Abteilung Arbeits- und Sozialrecht der Tiroler Wirtschaftskammer
„Treffen Sie klare Regelungen zur Erreichbarkeit im Homeoffice. Klären Sie mit Ihrem Mitarbeiter, ob Homeoffice in seiner Wohnung möglich ist und vereinbaren Sie, unter welchen Gründen Homeoffice wieder beendet werden kann. Eine Befristung der Homeoffice-Regelung ist immer möglich!“
Einige Homeoffice-Regeln sind bereits gesetzlich geregelt – andere Sachverhalte sind immer noch nicht durch das Gesetz abgesichert, z. B. im Fall, wenn der Mitarbeiter auf dem Weg zur Toilette stürzt. Daher sollten zusätzlich unternehmensinterne Vereinbarungen getroffen und schriftlich festgehalten werden.
Im Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz (AVRAG) können Sie alle Grundlagen für das Arbeiten im Homeoffice nachlesen.
Der Arbeitgeber muss die Anzahl der geleisteten Homeoffice-Tage am Jahreslohnzettel ausweisen. Im AVRAG werden zusätzlich Haftungs- sowie versicherungsrelevante Fragen geregelt. Wer haftet beispielsweise, wenn die Katze den Kaffee auf den Firmenlaptop verschüttet? Stürzt man auf dem Weg zwischen WC und Schreibtisch, ist es Auslegungssache, ob es sich um eine dienstliche Tätigkeit gehandelt hat. In diesem Fall gibt es im Arbeitsrecht eine Regelung über Unfälle, die im Zusammenhang mit der „Befriedigung lebensnotwendiger persönlicher Bedürfnisse“ passieren. Wenn es allerdings während der Arbeitszeit im Homeoffice an der Tür klingelt und der Mitarbeiter am Weg dahin über die Katze stolpert, dann ist dies kein Arbeitsunfall.
Die Umstellung aufs Homeoffice erfordert von allen ein Umdenken und möglichst effiziente und digitale Lösungen. Lokale Terminals im Büro bzw. stationäre Zeiterfassungssysteme sind keine Lösungen im Homeoffice und das händische Aufzeichnen sowie das anschließende Einreichen führt sicher zum perfekten Chaos. Darüber hinaus verschwimmen Arbeitszeit und Freizeit im Homeoffice immer mehr. Der Arbeitgeber muss darauf vertrauen können, dass geregelte Arbeits- und Pausenzeiten eingehalten werden.
Es ist somit unumgänglich, dass neue und digitale Lösungen und somit ein effektives Zeiterfassungssystem angeschafft werden muss: Zeiterfassung via Softwarelösung.
Unsere Softwarelösung zur Zeiterfassung:
Mit unserer Softwarelösung LHR Zeit gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, um Homeoffice in der Zeiterfassung zu hinterlegen:
- Direkt bei der Stempelung via SelfService Portal
- Im Vorhinein die Abwesenheiten via SelfService Portal planen (auch ein Genehmigungsprozess kann hinterlegt werden)
In jedem Fall kann festgelegt werden, dass Homeoffice-Tage automatisch und korrekt mitgezählt werden. Wird beispielsweise am Vormittag im Homeoffice gearbeitet und am Nachmittag eine Dienstreise begonnen, zählt dieser Tag nicht als Homeoffice-Tag. Die Anzahl der Homeoffice-Tage wird durch das Zeiterfassungssystem direkt an die Personalverrechnung und an LHR Lohn übermittelt. Infolge darauf wird die Info am Lohnzettel angezeigt und automatisch an das Finanzamt übermittelt.
