5 Tipps: Digitalisierungszwang im HR perfektionieren

5 Tipps: Digitalisierungszwang im HR perfektionieren

Digitalisierungszwang durch Corona. Aber wie perfektioniere ich nun Digitalisierung im HR? – 5 Tipps dazu.

Inkl. Produktdemo zum LHR SelfService Portal am 07.04.2022

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Wir alle waren in Zeiten von Corona in gewisser Weise gezwungen zu digitalisieren. Ob dies nun die Umstellung auf online Meetings war oder der überlaufende Mail-Posteingang mit Arztbestätigungen und anderen Dokumenten, die davor per Papier in die Personalabteilung kamen, in irgendeiner Form hat es uns alle getroffen – auch im HR. Die einen haben – ohne es zu wissen – bereits Vorarbeit geleistet und die anderen hat es völlig unvorbereitet erwischt.

Um den Betrieb möglichst effizient am Laufenden zu halten, ist natürlich viel passiert. Viele Unternehmen und Personalabteilungen haben die Investitionsförderung für Digitalisierung genutzt, um die Zeiterfassung und vor allem An- und Abwesenheitsverwaltung transparent zu gestalten. Denn den Überblick zu behalten, ob die Kollegen jetzt im Homeoffice tätig sind, im Büro, auf Dienstreise oder überhaupt Zeitausgleich oder Urlaub haben, war oder ist vielmehr ohne digitale Hilfe wirklich schwierig.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie als Personaler oder Führungskraft erkennen können, ob Ihre Mitarbeiter überlastet sind oder eventuell eine Effizienzsteigerung möglich wäre? Zugegebenermaßen ist dies bereits im Präsenzalltag im Office eine Herausforderung. Was jedoch nahezu unmöglich ist, dies ohne digitale Unterstützung aus der Ferne zu erkennen. Aus diesem Grund steigen immer mehr Unternehmen auf den Zug der Projekt- und Leistungserfassung auf. Sie verwenden diese Aufzeichnung der betrieblichen Leistungen nicht nur mehr als klassische Basis für die Rechnungslegung, sondern vielmehr um frühzeitig zu erkennen, ob ihre Mitarbeiter an Überforderung leiden oder ob gewisse Prozesse effizienter gestaltet werden können.

Auch uns, bei Lohn & HR, hat in dieser Zeit einiges zum Nachdenken bewegt. Zu Beginn von Corona waren wir alle im Homeoffice, dann abwechselnd im Schichtmodell Homeoffice und Büro, danach konnten wir relativ flexibel unsere Büro- und Remotearbeit planen, bis wir mit der Omikron-Variante nun wieder alle im Homeoffice gelandet sind. Mit den jetzigen Lockerungen behalten wir uns den flexiblen Ansatz bei. Nun haben wir mit LHR Zeit eine tolle Zeiterfassung, in welche wir genau sehen, ob und wo die Kollegen anwesend sind.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in der Personalabteilung und sind unter anderem für die Pflege und Wartung diverser Mitarbeiterdaten zuständig. Aber warum ist es eigentliche Ihre Aufgabe, die Daten am aktuellsten standzuhalten, wenn doch der Mitarbeiter selbst am besten über seine Adresse, seine Erreichbarkeiten oder andere persönliche Daten weiß? Aber wie soll er Sie aktuell halten, wenn er keine Einsicht darauf hat? Und genau das ist der Punkt:

Im modernen, zukunftsweisenden HR ist Transparenz für Mitarbeiter und Vorgesetzte der Weg zu maximaler Effizienz!

Ein SelfService Portal, in dem der Mitarbeiter oder aber auch sein Vorgesetzter alle relevanten Informationen im Überblick hat und bearbeiten kann, wäre eine Möglichkeit. Meist sind Sie in der Personalabteilung bereits überzeugt von dieser Lösung, aber wenn demgegenüber nicht diese Skepsis bei den Mitarbeitern wäre,… dann wäre es zu einfach.

Im Rahmen dieses Digitalisierungszwanges haben wir eine Umfrage gestartet, um herauszufinden, wie weit solche SelfService Portale verbreitet sind und ob und inwieweit sich die Effizienz durch den Einsatz eines SelfService Portales in er HR-Abteilung gesteigert hat. Bereits 71 % unserer Befragten haben einen SelfService Portal im Einsatz. Aufschlussreich bei der Auswertung der Ergebnisse war, dass Erfolg und die Effizienz der HR-Abteilung mit dem SelfService stark abhängig von der Akzeptanz der Mitarbeiter ist. Anders gesagt: Mitarbeiter sind der Schlüsselfaktor für die Effizienz in HR-Abteilungen und den Mehrwert von SelfService Portalen. Umso mehr die Nutzung von SelfService Portalen von den Mitarbeitern akzeptiert wird, umso höher fällt die Effizienz in der HR-Abteilung aus. Dies benötigt allerdings ein Vorantreiben und Auffordern der Nutzung seitens des Unternehmens.

Erfreuliche Aussichten: 94 % der Befragten, die bereits in ein SelfService investiert haben, bereuen die Entscheidung nicht und würden wieder in das Portal investieren – und das spiegelt sich auch in den Statements dazu wider.

„Simple Zeiterfassung und übersichtliche Gestaltung, hochladen von Dokumenten erspart Zeit und Papier.“

„Entlastung des Personalbüros.“

„Es hat die Arbeit vereinfacht.“ 

Nun stellen sich also zwei Fragen:

  • Was ist ein Erfolgskonzept dafür, dass Sie Ihre Mitarbeiter mit ins Boot holen und begeistern können?
  • Wie konkret kann so ein Portal aussehen?

Mit der Beantwortung dieser zwei Fragen sind Sie bereits einen Schritt weiter in Richtung maximaler Effizienz im HR. Demnach finden Sie im Folgenden Ihre Antworten auf die zwei Thematiken.

 

5 Tipps zum Überzeugen Ihrer Mitarbeiter

ein Teil des Erfolgskonzeptes:

  1. Transparenz: Mitarbeiter und Vorgesetzte können von überall aus ins Portal einsteigen – egal, ob im Büro, unterwegs auf Dienstreise oder im Homeoffice. Zu Transparenz gehört aber nicht nur der flexible Zugriff, sondern auch zu jederzeit Einsehen können, was der Status beim Urlaubsantrag für den Sommer ist oder in welcher Genehmigungsstufe die beantragte Dienstreise nach Berlin liegt.
  2. Kurze Wege: Anstatt wie früher für die Arztbestätigung oder das Reisekostenformular den Weg in die Personalabteilung aufnehmen zu müssen, erspart man sich diesen Weg. Digitalisierung bringt auch Komfort mit sich, sodass diese Themen direkt vom Mitarbeiter im SelfService Portal online an die Personalabteilung übermittelt werden kann.
  3. Alles an einem Ort: Mit „Alles“ ist wirklich fast alles gemeint. Darunter fallen Zeitaufzeichnungen, Überstunden, Urlaube, Abwesenheiten meiner Kollegen, Gehaltszettel, andere wichtige Dokumente, Reisekostenformulare und noch vieles mehr. Mit einem Benutzer und einem Passwort kann der Mitarbeiter all diese Themen in einem geschützten Bereich abrufen. So bleibt sich nicht nur das Ablegen all dieser Zettel erspart, sondern auch die nachherige Suche.
  4. Umwelt und Nachhaltigkeit: Wenn nicht jetzt, wann dann? Für Gehaltszettel, diversen Urlaubs- oder Spesenformularen usw. werden Massen an Papier aufgewendet, die mit dem Einsatz vom SelfService Portal eingespart werden können.
  5. So unkompliziert: Eventuell eines der größten Bedenken Ihrer Mitarbeiter, aber … an dieser Stellen können Sie mit konkreten Mehrwerten punkten und präsentieren, wie einfach, selbsterklärend und unkompliziert SelfService Portale sein können.

 

Um Ihnen die mentale Hürde zu einem SelfService Portal zu nehmen bieten wir Ihnen eine kostenlose Produktdemo zum SelfService Portal an.

Thema: So sichern Sie die Transparenz zwischen Mitarbeiter, Vorgesetzte und HR-Abteilung nachhaltig ab

Wann: 07.04.2022

Uhrzeit: 11:00 – 11:30 Uhr

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