DOCUmedia & LHR – Von zwei Systemen zu einer gemeinsamen Lösung

Zwei Unternehmen zusammenführen und gleichzeitig die Lohnverrechnung neu aufstellen

Der Auslöser für das Projekt war eine organisatorische Veränderung innerhalb der Unternehmensgruppe. Neben DOCUmedia sollte auch die Tochtergesellschaft RED Online auf ein gemeinsames Buchhaltungssystem umgestellt werden.

Während die Buchhaltung vereinheitlicht werden sollte, war die Personalverrechnung bei RED Online direkt an das bisherige System gekoppelt. Damit war schnell klar, dass nicht nur die Finanzprozesse neu gedacht werden mussten, sondern auch die gesamte Lohnverrechnung.

Für DOCUmedia kam hinzu, dass bereits der LHR SelfService im Einsatz war und die Personalstammdaten intern verwaltet wurden. Im Zuge der Systemumstellung stellte sich daher die Frage, ob auch die Personalverrechnung künftig ausgelagert werden sollte.

Eine Entscheidung für Entlastung und langfristige Sicherheit

Vor der Entscheidung wurden verschiedene Anbieter miteinander verglichen. Ausschlaggebend war letztlich nicht nur das Preis-Leistungs-Verhältnis, sondern vor allem die bereits positiven Erfahrungen mit Lohn & HR.

Das Unternehmen kannte die Zusammenarbeit bereits aus dem bestehenden SelfService und wusste, dass Prozesse zuverlässig funktionieren und Ansprechpartner schnell erreichbar sind.

Gleichzeitig bot die Auslagerung der Personalverrechnung einen entscheidenden Vorteil. Die internen Teams wurden von wiederkehrenden administrativen Aufgaben entlastet und konnten sich stärker auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt war die fachliche Sicherheit. Gesetzliche Änderungen, neue Meldepflichten oder laufende Anpassungen gehören zum Alltag der Personalverrechnung. Mit dem LHR LohnService wusste DOCUmedia diese Verantwortung bei Spezialist:innen, die sich täglich ausschließlich mit diesen Themen beschäftigen.

Drei Monate bis zum Go-live und ein Projekt, das vollständig online umgesetzt wurde

Besonders bemerkenswert war der Zeitrahmen des Projekts. Zwischen der ersten Anfrage und dem geplanten Produktivstart lagen nur rund drei Monate.

Bereits kurz nach dem Erstgespräch wurde ein Kick-off organisiert und gemeinsam ein klarer Projektplan erstellt. Während der gesamten Projektphase fanden wöchentliche Abstimmungstermine statt, in denen offene Punkte, Prioritäten und die nächsten Arbeitsschritte besprochen wurden.

Die gesamte Einführung erfolgte vollständig digital. Sämtliche Workshops, Abstimmungen und Projektmeetings wurden online durchgeführt. Kurze Kommunikationswege über Microsoft Teams ermöglichten schnelle Entscheidungen und eine unkomplizierte Zusammenarbeit zwischen beiden Projektteams.

Gerade diese enge Abstimmung wurde im Interview mehrfach als einer der größten Erfolgsfaktoren genannt. Probleme konnten sofort angesprochen werden und Lösungen standen innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung.

Fazit

Mehr Sicherheit, weniger Aufwand und eine spürbare Entlastung im Alltag

Heute profitieren sowohl DOCUmedia als auch RED Online von einer gemeinsamen Lösung für die Personalverrechnung.

Die Zusammenführung auf ein einheitliches System vereinfacht nicht nur die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand erheblich.

Besonders positiv hebt Finanzleiter Lukas Braszkeit hervor, dass Probleme mit ÖGK- und ELDA-Meldungen seit der Umstellung nahezu vollständig verschwunden sind. Während früher regelmäßig viel Zeit in die Klärung solcher Fälle investiert werden musste, treten heute nur noch vereinzelt Ausnahmefälle auf.

Zusätzlich schätzt DOCUmedia das Vier-Augen-Prinzip im LHR LohnService. Neben der eigenen Kontrolle prüft ein erfahrenes Team sämtliche Abrechnungen nochmals aus einer unabhängigen Perspektive. Gleichzeitig sorgt das laufende Fachwissen der Lohnexpert:innen dafür, dass gesetzliche Änderungen unmittelbar berücksichtigt werden und die Personalverrechnung jederzeit auf dem aktuellen Stand bleibt.