Wer in Österreich Mitarbeiter:innen abrechnet, kommt an ELDA nicht vorbei. Über das System werden wichtige Daten zwischen Unternehmen und den österreichischen Sozialversicherungsträgern elektronisch ausgetauscht.
Dazu gehören etwa Sozialversicherungsmeldungen, die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) und der Lohnzettel. Für die Lohnverrechnung bedeutet das: Abrechnung und gesetzliches Meldewesen hängen unmittelbar zusammen.
Aber welche Meldungen laufen tatsächlich über ELDA? Welche Fristen gelten? Und welche Rolle spielt dabei eine Lohnverrechnungssoftware?
ELDA kurz erklärt
ELDA steht für „Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern“. Das System dient dazu, Meldungen elektronisch an die Sozialversicherung und in bestimmten Fällen an die Finanzverwaltung zu übermitteln. ELDA wird unter anderem von Dienstgeber:innen und Steuerberater:innen genutzt. ELDA
Für Dienstgeber:innen können über ELDA beispielsweise Sozialversicherungsmeldungen und Lohnzettel elektronisch übermittelt werden. ELDA
Kurz gesagt:
ELDA ist die technische Verbindung zwischen Lohnverrechnung und den österreichischen Sozialversicherungsträgern für die elektronische Übermittlung gesetzlich erforderlicher Meldungen.
Diese Abgrenzung ist wichtig: ELDA selbst ist keine Lohnverrechnungssoftware. Die ELDA-Software dient der Erfassung und Übermittlung von Meldungen, bietet aber nicht die Funktionen eines vollständigen Lohnverrechnungsprogramms. ELDA
Welche Meldungen werden über ELDA übermittelt?
Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsverrechnung in Österreich sind mehrere ELDA-Meldungen relevant.
Zu den wichtigsten zählen:
- Anmeldung von Mitarbeiter:innen zur Sozialversicherung
- Abmeldung von Mitarbeiter:innen
- monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM)
- Lohnzettel
- verschiedene Änderungs- und Richtigstellungsmeldungen
- weitere Dienstgebermeldungen, etwa Arbeits- und Entgeltbestätigungen
ELDA selbst führt für Dienstgeber:innen unter anderem An-, Ab- und Änderungsmeldungen, Lohnzettel sowie weitere Meldungsarten an. ELDA
Nicht jede Meldung hat dabei dieselbe Frist. Deshalb lohnt sich ein genauerer Blick auf die wichtigsten Fälle.
Anmeldung zur Sozialversicherung: vor Arbeitsantritt
Neue Mitarbeiter:innen müssen grundsätzlich vor Arbeitsantritt beim zuständigen Krankenversicherungsträger angemeldet werden.
Die Anmeldung erfolgt in der Regel elektronisch über ELDA. Nur für bestimmte Ausnahmefälle bestehen Möglichkeiten einer Vor-Ort-Anmeldung außerhalb von ELDA. Unternehmensserviceportal
Für die Praxis bedeutet das:
Beginnt eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter am Montag mit der Arbeit, muss die Anmeldung grundsätzlich bereits vor dem tatsächlichen Arbeitsantritt erfolgt sein.
Gerade bei größeren Unternehmen mit regelmäßigem Personalwechsel ist deshalb entscheidend, dass Eintrittsdaten zuverlässig zwischen HR, Lohnverrechnung und Meldewesen weitergegeben werden.
Abmeldung: grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen
Endet die Pflichtversicherung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, muss auch eine entsprechende Abmeldung erfolgen.
Die Frist beträgt grundsätzlich sieben Tage nach Ende der Pflichtversicherung. Die Abmeldung wird elektronisch über ELDA an den zuständigen Krankenversicherungsträger übermittelt. Unternehmensserviceportal
Hier zeigt sich bereits, warum Meldewesen und Lohnverrechnung nicht getrennt voneinander betrachtet werden sollten: Änderungen im Beschäftigungsverhältnis haben direkte Auswirkungen auf die Sozialversicherung und müssen entsprechend verarbeitet werden.
Was ist die mBGM?
Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung, kurz mBGM, ist ein zentraler Bestandteil der österreichischen Sozialversicherungsmeldungen.
Mit ihr werden für bestehende Beschäftigungsverhältnisse unter anderem die jeweiligen Beitragsgrundlagen und Sozialversicherungsbeiträge gemeldet beziehungsweise abgerechnet. Dazu gehören auch Umlagen, Nebenbeiträge und Beiträge zur Betrieblichen Vorsorge. Österreichische Gesundheitskasse
Seit 1. Jänner 2019 erfolgt die Beitragsabrechnung und Qualifikation der Versicherungszeit über die mBGM. Österreichische Gesundheitskasse
Vereinfacht gesagt beantwortet die mBGM jeden Monat unter anderem die Frage:
Auf welcher Grundlage wurden für diese Mitarbeiterin oder diesen Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge berechnet?
Damit verbindet die mBGM die monatliche Lohnabrechnung unmittelbar mit dem Meldewesen.
Wann muss die mBGM übermittelt werden?
Im üblichen Selbstabrechnerverfahren ist die mBGM grundsätzlich bis zum 15. des Folgemonats für den abgelaufenen Beitragszeitraum zu übermitteln. Für bestimmte Konstellationen gelten abweichende Fristen. Österreichische Gesundheitskasse
Ein einfaches Beispiel:
Die Beitragsgrundlagen für September werden im Regelfall bis spätestens 15. Oktober gemeldet.
Ausnahmen bestehen etwa bei bestimmten Eintrittszeitpunkten, freien Dienstverhältnissen oder anderen Sonderfällen. Deshalb sollte die konkrete Meldefrist im Einzelfall immer anhand der jeweils geltenden Vorgaben geprüft werden.
Weiterführende Informationen zur mBGM finden Sie direkt bei der Österreichischen Gesundheitskasse.
Werden Lohnzettel über ELDA oder FinanzOnline übermittelt?
Diese Frage sorgt immer wieder für Verwirrung.
Die klare Antwort lautet:
Lohnzettel werden grundsätzlich elektronisch über ELDA übermittelt – nicht über FinanzOnline.
Das Bundesministerium für Finanzen weist ausdrücklich darauf hin, dass Arbeitgeber:innen die Lohnzettel nach Ablauf des Kalenderjahres grundsätzlich bis Ende Februar des Folgejahres elektronisch über ELDA übermitteln müssen. Bundesministerium für Finanzen
FinanzOnline kann zwar an anderen Stellen der Personalverrechnung beziehungsweise Steuerverwaltung eine Rolle spielen, die elektronische Lohnzettelübermittlung erfolgt jedoch über die Datenschiene der Sozialversicherung, also ELDA.
Auch hier können Lohnverrechnungsprogramme unterstützen: Das BMF verweist ausdrücklich darauf, dass entsprechende EDV-Programme die elektronische Übermittlung ermöglichen können. Bundesministerium für Finanzen
Wie funktioniert ELDA mit einer Lohnverrechnungssoftware?
In der Praxis werden ELDA-Meldungen häufig nicht manuell direkt in ELDA erfasst.
Stattdessen erstellt eine Lohnverrechnungssoftware die benötigten Meldedaten auf Basis der bereits vorhandenen Abrechnungs- und Personaldaten.
ELDA selbst beschreibt diesen Ablauf ebenfalls: Ein Lohnprogramm kann die erforderlichen Dateien erstellen und zur Übermittlung an ELDA bereitstellen. Nach einer korrekten Datenübermittlung wird ein Übertragungsprotokoll als Nachweis erzeugt. ELDA
Das ist gerade bei größeren Unternehmen relevant. Wenn hunderte oder tausende Mitarbeiter:innen monatlich abgerechnet werden, sollten abrechnungsrelevante Daten nicht zusätzlich in mehreren voneinander getrennten Systemen manuell gepflegt werden müssen.
Eine integrierte Lösung kann beispielsweise dafür sorgen, dass Daten aus der Lohnverrechnung direkt für die erforderlichen Meldungen herangezogen werden.
Was bringt eine integrierte ELDA-Anbindung?
Eine ELDA-Anbindung innerhalb der Lohnverrechnungssoftware verbindet zwei Prozesse, die fachlich ohnehin zusammengehören: Abrechnung und Meldewesen.
Das hat vor allem dann Vorteile, wenn regelmäßig viele Abrechnungsfälle verarbeitet werden.
Statt Daten aus der Lohnverrechnung erneut für das Meldewesen aufzubereiten, können die bereits vorhandenen Informationen weiterverwendet werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Mitarbeiter:innen-Stammdaten
- Beschäftigungsdaten
- Beitragsgrundlagen
- Abrechnungsdaten
- Ein- und Austritte
- Änderungen im Beschäftigungsverhältnis
Wie weit diese Prozesse automatisiert werden können, hängt von der eingesetzten Lohnverrechnungssoftware und deren Schnittstellen ab.
Wie ist ELDA in LHR Lohn integriert?
Bei LHR Lohn ist die ELDA-Anbindung direkt in die Lohnverrechnung eingebunden.
Melderelevante Daten entstehen damit nicht in einem isolierten System, sondern dort, wo auch die Lohn- und Gehaltsverrechnung durchgeführt wird.
LHR Lohn arbeitet außerdem gemeinsam mit weiteren LHR Modulen auf einer zentralen Datenbasis. Arbeitszeiten, Abwesenheiten und weitere abrechnungsrelevante Informationen können dadurch direkt in die nachfolgenden Prozesse einfließen.
Das ist insbesondere für größere Unternehmen interessant, bei denen viele HR-Daten verarbeitet werden und unterschiedliche Bereiche zusammenspielen.
LHR Lohn richtet sich vor allem an mittlere und größere Unternehmen ab rund 500 Mitarbeiter:innen und kann mit weiteren LHR Lösungen wie Zeiterfassung, Leistungserfassung, Reisekostenabrechnung, Dokumentenmanagement und SelfService kombiniert werden.
→ Mehr über LHR Lohn und die Lohnverrechnungssoftware für österreichische Unternehmen erfahren
ELDA ist nicht dasselbe wie eine Lohnverrechnungssoftware
Die Begriffe werden teilweise vermischt, dabei erfüllen die Systeme unterschiedliche Aufgaben.
ELDA dient in erster Linie der elektronischen Übermittlung und dem Austausch von Meldedaten mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern.
Eine Lohnverrechnungssoftware übernimmt dagegen die eigentliche Abrechnung: Lohnarten, Bezüge, Sonderzahlungen, Beitragsgrundlagen, gesetzliche Vorgaben und weitere abrechnungsrelevante Informationen werden dort verarbeitet.
ELDA selbst weist darauf hin, dass die eigene Meldungserfassungssoftware keine Funktionen bietet, die typischerweise von einem Lohnverrechnungsprogramm erwartet werden. ELDA
In der Praxis arbeiten beide Systeme deshalb zusammen:
Lohnverrechnungssoftware → Meldedaten → ELDA → Sozialversicherung bzw. zuständige Empfänger
Worauf sollten Unternehmen bei einer ELDA-Anbindung achten?
Gerade wenn viele Mitarbeiter:innen abgerechnet werden, sollte die ELDA-Anbindung nicht isoliert betrachtet werden.
Entscheidend ist, wie gut sie in den gesamten Abrechnungsprozess eingebunden ist.
Bei der Auswahl einer Lohnverrechnungssoftware mit ELDA-Anbindung lohnt sich daher ein Blick auf folgende Punkte:
- Können melderelevante Daten direkt aus der Lohnverrechnung übernommen werden?
- Wie werden An-, Ab- und Änderungsmeldungen verarbeitet?
- Wie werden mBGM und Lohnzettel erstellt?
- Sind Übermittlungsprotokolle und Meldungen nachvollziehbar?
- Wie werden Korrekturen und Richtigstellungen verarbeitet?
- Werden gesetzliche Änderungen laufend in der Software berücksichtigt?
- Lassen sich weitere HR-Systeme und Datenquellen anbinden?
- Gibt es eine zentrale Datenbasis oder müssen Daten mehrfach gepflegt werden?
Für größere Unternehmen kommen zusätzlich Themen wie Schnittstellen, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie die Integration mit Zeiterfassung, Reisekosten oder anderen HR-Prozessen hinzu.
Häufige Fragen zu ELDA und Lohnverrechnung
Was bedeutet ELDA?
ELDA steht für Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern. Über das System werden elektronische Meldungen zwischen unter anderem Dienstgeber:innen und den österreichischen Sozialversicherungsträgern ausgetauscht. ELDA
Ist ELDA für Unternehmen verpflichtend?
Sozialversicherungsmeldungen sind grundsätzlich elektronisch über ELDA zu erstatten. Für einzelne Ausnahmefälle bestehen Sonderregelungen, etwa wenn eine elektronische Übermittlung vor Arbeitsantritt technisch nicht möglich ist. Österreichische Gesundheitskasse
Ist ELDA eine Lohnverrechnungssoftware?
Nein. ELDA ist keine vollständige Lohnverrechnungssoftware. Die ELDA-Software dient der Erfassung und Übermittlung von Meldungen. Die eigentliche Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt in einem Lohnverrechnungsprogramm beziehungsweise über einen entsprechenden Dienstleister. ELDA
Was ist eine mBGM?
Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) enthält unter anderem die Beitragsgrundlagen und die daraus resultierenden Sozialversicherungsbeiträge für Versicherte. Im Regelfall wird sie monatlich an den zuständigen Krankenversicherungsträger übermittelt. Österreichische Gesundheitskasse
Wann muss die mBGM übermittelt werden?
Im üblichen Selbstabrechnerverfahren ist die mBGM grundsätzlich bis zum 15. des Folgemonats zu übermitteln. Für Sonderfälle können andere Fristen gelten. Unternehmensserviceportal
Werden Lohnzettel über FinanzOnline oder ELDA übermittelt?
Lohnzettel werden grundsätzlich elektronisch über ELDA und nicht über FinanzOnline übermittelt. Für Arbeitgeber:innen gilt grundsätzlich eine Frist bis Ende Februar des Folgejahres. Bundesministerium für Finanzen
Kann eine Lohnverrechnungssoftware ELDA-Meldungen erstellen?
Ja. Lohnverrechnungsprogramme können Meldedateien aus den vorhandenen Abrechnungsdaten erstellen und für die Übermittlung über ELDA bereitstellen. ELDA selbst beschreibt diese Möglichkeit ausdrücklich. ELDA
Wann müssen Mitarbeiter:innen zur Sozialversicherung angemeldet werden?
Die Anmeldung muss grundsätzlich vor Arbeitsantritt erfolgen. Die elektronische Anmeldung wird über ELDA an den zuständigen Krankenversicherungsträger übermittelt. Unternehmensserviceportal
Wie schnell muss eine Abmeldung erfolgen?
Eine Abmeldung ist grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen nach Ende der Pflichtversicherung zu erstatten. Unternehmensserviceportal
Fazit: ELDA gehört direkt zur modernen Lohnverrechnung
ELDA ist kein zusätzlicher Nebenprozess der Lohnverrechnung. Meldungen an die Sozialversicherung, mBGM, Ein- und Austritte und Lohnzettel hängen direkt mit den Daten zusammen, die ohnehin in der Personalverrechnung verarbeitet werden.
Je weniger diese Daten zwischen verschiedenen Systemen erneut erfasst oder übertragen werden müssen, desto sauberer lässt sich der gesamte Prozess organisieren.
Eine Lohnverrechnungssoftware mit integrierter ELDA-Anbindung verbindet daher Abrechnung und gesetzliches Meldewesen in einem gemeinsamen Prozess.
Mit LHR Lohn können österreichische Unternehmen ihre Lohn- und Gehaltsverrechnung mit ELDA sowie weiteren HR-Prozessen verbinden und dabei auf eine zentrale Datenbasis zurückgreifen.
Sie möchten wissen, wie LHR Lohn in Ihrer bestehenden HR- und IT-Landschaft eingesetzt werden kann?
ELDA – Was ist ELDA?
ELDA – Informationen für Dienstgeber
ÖGK – mBGM für den Regelfall
USP – Anmeldung von Personal
BMF – Fristen und Fälligkeiten