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Personalverrechnung 2026: Die wichtigsten gesetzlichen Änderungen

Die Personalverrechnung steht 2026 vor einem Jahr mit besonders vielen parallelen gesetzlichen Änderungen. Reformen in Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Steuerrecht und Qualifizierungsförderungen greifen gleichzeitig – und wirken sich direkt auf zentrale HR- und Payroll-Prozesse aus.

Von neuen Modellen wie der Teilpension über strengere Voraussetzungen bei Bildungskarenz und Bildungsteilzeit bis hin zu Änderungen bei Kündigungsfristen, Überstundenbegünstigungen oder Sozialversicherungswerten: Viele bestehende Abläufe müssen überprüft, angepasst und neu organisiert werden.

1. Teilpension ab 2026: Flexibler Übergang in den Ruhestand (§ 4a APG, BGBl. I Nr. 47/2025)

Ab 1. Jänner 2026 ersetzt die neue Teilpension teilweise die bisherige Altersteilzeitmodelle. Ziel ist eine flexiblere Gestaltung des Übergangs in die Pension und eine Reduktion der Kosten der Altersteilzeit.

Beschäftigte können künftig ihre Normalarbeitszeit um 25 bis 75 % reduzieren. Je nach Reduktion wird eine Teilpension in Höhe von 25 %, 50 % oder 75 % gewährt.

25 – 40 % Reduktion                    –>          25 % Teilpension

40,01 – 60 % Reduktion              –>          50 % Teilpension

60,01 – 75 % Reduktion               –>          75 % Teilpension

 

Wesentliche Eckpunkte

  • Die Teilpension basiert auf der im letzten Jahr überwiegend geleisteten Arbeitszeit.

  • Ein Rechtsanspruch besteht nicht. Die Teilpension muss zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in vereinbart werden.

  • Personen, die bereits eine Alterspension oder Erwerbsminderungs­pension beziehen, sind ausgeschlossen.

Vorteile für Unternehmen & Beschäftigte

  • Keine fiktiven Beitragsgrundlagen, kein Lohnausgleich, kein Refundierungsverfahren.

  • Abfertigung ALT bleibt auf Basis der früheren Vollzeit erhalten.

  • Selbstkündigungen zur Teilpension sind nicht abfertigungsschädlich.

  • Bei Beendigung wird das zuletzt bezogene reduzierte Entgelt für Urlaubsersatzleistungen herangezogen.

Typische Stolperfallen

  • Fällt die vereinbarte Arbeitszeit um mehr als 10 % unter die Mindestabsenkung, entfällt die Teilpension ab Monat 4.

  • Eine selbstständige Tätigkeit über der Versicherungsgrenze führt ebenfalls zum Wegfall.

  • Es entstehen immer zwei Einkunftsquellen – Arbeitgeber und Pensionsversicherung – daher besteht Pflicht zur Einkommensteuererklärung (§ 41 EStG).

2. Altersteilzeit: Einschränkungen und geringere Förderungen (§ 27 AlVG)

Die Altersteilzeit bleibt bestehen, wird jedoch weniger attraktiv:

  • Maximale Laufzeit ab 2029: nur noch 3 Jahre (statt 5 Jahre)

  • Ersatzrate ab 2026: nur mehr 80 % (Rückkehr zu 90 % erst ab 2029)

  • Nebenbeschäftigungen nur zulässig, wenn sie in den letzten 12 Monaten regelmäßig ausgeübt wurden

  • Altersteilzeit künftig nur bei einem Dienstgeber möglich

3. Bildungskarenz & Bildungsteilzeit: Deutlich strengere Regeln (§§ 11, 11a AVRAG; § 37e AMSG)

Ab 2026 gelten neue Voraussetzungen:

Neue Vorgaben

  • Mindestbeschäftigungsdauer steigt von 6 auf 12 Monate

  • Vereinbarungen müssen enthalten:

    • Bildungsstand

    • konkrete Maßnahme

    • Bildungsziel

  • Das Weiterbildungsgeld wird durch die Weiterbildungsbeihilfe ersetzt
    → kein Rechtsanspruch, Vergabe nach „first come, first serve“

Höhe der Beihilfe

  • 40,40 Euro bis 67,94 Euro pro Tag (abhängig vom Einkommen)

  • Arbeitgeberzuschuss bei höherem Voreinkommen verpflichtend

  • Inkrafttreten: 1. Jänner 2026, Auszahlung ab vorauss. Mai 2026

4. Freie Dienstnehmer:innen: Neue Kündigungsfristen & Kollektivverträge

Ab 2026 gelten für freie Dienstnehmer:innen:

  • 4 Wochen Kündigungsfrist in den ersten 2 Jahren

  • 6 Wochen ab dem 3. Jahr

  • Möglichkeit zur Einführung von Kollektivverträgen

  • Dienstzettel muss künftig den anzuwendenden Kollektivvertrag enthalten

5. Steuerrecht: Änderungen durch das Budgetbegleitgesetz 2025

Wesentliche Neuerungen

  • Pendlereuro: Erhöhung von 2 auf 6 Euro pro Kilometer

  • SV-Rückerstattung steigt auf 750 Euro

  • Mitarbeiterprämie 2025:

    • bis zu 1.000 Euro steuerfrei

    • Auszahlung bis Februar 2026

    • Differenzierungen nach Leistung/Qualifikation möglich

    • keine Befreiung von Lohnnebenkosten

  • Kalte Progression: Teilweise Rückkehr durch reduzierte Inflationsanpassung

  • Überstunden ab 2026: nur noch 10 Stunden pro Monat steuerfrei

6. Sozialversicherung: Neue Werte und Regeln

  • E-Card-Serviceentgelt steigt auf 25 Euro

  • Geringfügigkeitsgrenze bleibt bei 551,10 Euro

  • Pflegeberufe gelten als Schwerarbeit, wenn < 50 % administrativ

  • Wien: Erhöhung des Wohnbauförderungsbeitrags auf 1,5 %

  • Neue Regeln für parallele geringfügige Beschäftigungen (§ 1a AlVG)

7. Trinkgeldpauschale: Gesetzliche Basis ab 2026

Erstmals wird ab 2026 die pauschalierte Abrechnung von Trinkgeldern gesetzlich geregelt (§ 44 Abs. 3 ASVG).

  • Branchenweise Festlegung der Pauschalen

  • Erste Vorschläge liegen für Hotellerie und Gastronomie vor

  • Arbeitgeber müssen künftig vollständige Transparenz über Trinkgeldverteilung schaffen (§ 2j AVRAG)

 

Übersicht: Die wichtigsten Gesetzesänderungen 2026 für die Personalverrechnung

Thema 2026Was ändert sich?Wen betrifft es?Wichtige Konsequenzen für UnternehmenStolperfallen / Hinweise
Teilpension (§ 4a APG)Reduktion der Arbeitszeit um 25–75 %, Teilpensionshöhe abhängig von Reduktion.Arbeitnehmer:innen ab Pensionsversicherungsaustritt.Flexible Übergänge, kein Lohnausgleich, keine fiktiven Beitragsgrundlagen, Abfertigung ALT bleibt gesichert.Unterschreitung der Arbeitszeit um >10 %, zusätzliche Erwerbstätigkeit, Pflichtveranlagung (§ 41 EStG).
Altersteilzeit (§ 27 AlVG)Weniger attraktiv: Ersatzrate 80 %, ab 2029 max. 3 Jahre Laufzeit.Beschäftigte kurz vor Pension.Nur ein Dienstgeber zulässig, strengere Nebenjobregeln.Nebenjobs nur, wenn in den letzten 12 Monaten regelmäßig ausgeübt.
Bildungskarenz & Bildungsteilzeit (§§ 11, 11a AVRAG)Mindestbeschäftigung 12 Monate, Einführung Weiterbildungsbeihilfe (kein Anspruch).Beschäftigte mit Weiterbildungswunsch.Präzise Vereinbarungen nötig (Bildungsziel, Maßnahmen), AG evtl. zu Zuschuss verpflichtet.„First come, first serve“ Prinzip, Einkommensabhängigkeit, späte Auszahlung (ab Mai).
Freie Dienstnehmer:innen (§ 4 Abs. 4 ASVG)Kündigungsfristen neu: 4 Wochen (bis Jahr 2), 6 Wochen (ab Jahr 3). Kollektivverträge möglich.Freie Dienstnehmer:innen, Auftraggeber.Dienstzettel muss KV enthalten, klare Vertragsgestaltung nötig.Fehlende KV-Zuordnung kann zu Rechtsunsicherheit führen.
Steuerrecht (Budgetbegleitgesetz 2025)Pendlereuro auf 6 €/km erhöht, SV-Rückerstattung 750 €, Mitarbeiterprämie 2025 bis 1.000 €.Alle Beschäftigten & Arbeitgeber.Neue Budgetplanung erforderlich, neue Überstundenregel: nur 10 Std./Monat steuerfrei.Keine LNK-Befreiung bei Mitarbeiterprämie, reduzierte Inflationsanpassung.
Sozialversicherung (ASVG/AlVG)E-Card: 25 €, Geringfügigkeitsgrenze bleibt, Pflegeberufe als Schwerarbeit.Unternehmen & Beschäftigte in der Pflege, geringfügig Beschäftigte.Schwerarbeit bringt Vorteile für Mitarbeitende, höhere Beiträge in Wien (1,5 %).Parallelbeschäftigungen gelten neu für Arbeitslosenversicherung.
Trinkgeldpauschale (§ 44 Abs. 3 ASVG)Erste gesetzliche Grundlage für pauschale Trinkgeldabgaben.Gastronomie, Hotellerie, Gewerbe.Branchenabhängige Pauschalen, Transparenzpflicht (§ 2j AVRAG).Arbeitgeber müssen detailliert offenlegen, wie Trinkgelder verteilt werden.
Dienstzettel / Transparenzpflichten (EU-Richtlinie)Detailliertere Mindestinhalte, digitale Ausgabe zulässig, KV muss enthalten sein.Alle neu eingestellten Mitarbeitenden.Überarbeitung aller Vertragsvorlagen, digitale HR-Prozesse notwendig.Verspätete Aushändigung führt zu Verwaltungsstrafen.
Arbeitszeit & ÜberstundenNur 10 steuerfreie Überstunden/Monat, strengere Dokumentationspflicht.Alle Unternehmen & Mitarbeitende.Genaue Zeiterfassung wichtiger denn je.Manuelle Systeme riskant; Software empfohlen.
Weiterbildungsbeihilfe (§ 37e AMSG)Neuer Leistungsanspruch ersetzt Weiterbildungsgeld.Beschäftigte in Qualifizierung.Arbeitgeberzuschuss möglich, abhängig vom Gehalt.Kein Rechtsanspruch → keine verlässliche Planbarkeit.

 

Quellen:

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