Die Digitalisierung verändert Arbeitswelt und Personalwesen rasant. Besonders Cloud-Systeme spielen 2026 eine zentrale Rolle in HR-Abteilungen. Immer mehr Unternehmen nutzen Cloud-Lösungen, um Prozesse wie Lohnverrechnung, Zeiterfassung oder Recruiting effizienter zu gestalten. Gleichzeitig bestehen aber nach wie vor Vorbehalte – oft weniger konkrete Risiken, sondern vielmehr Zurückhaltung im Umgang mit neuen Technologien.
Dieser Beitrag beleuchtet die Chancen und Herausforderungen von Cloud-Systemen im HR und zeigt, warum die Zukunft klar in Richtung Cloud führt.
Was versteht man unter Cloud-Systemen im HR?
Cloud-Systeme ermöglichen es, Daten und Anwendungen nicht mehr lokal auf firmeneigenen Servern zu speichern, sondern über das Internet flexibel bereitzustellen. Mitarbeiter:innen und Führungskräfte können dadurch ortsunabhängig auf relevante HR-Prozesse zugreifen – sei es die Lohnabrechnung, Urlaubsverwaltung oder Dienstplanung.
Externe Anbieter übernehmen Wartung, Updates und Sicherheitsmaßnahmen, wodurch Unternehmen von einer modernen und skalierbaren IT-Infrastruktur profitieren.
Mehr zu den Grundlagen: Bitkom Studie Cloud Monitor 2025
Vorteile (Pro) von Cloud-Systemen im HR
✅ Effizienzsteigerung
Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben wie Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement oder Spesenabrechnung werden automatisiert.
✅ Hohe Mobilität
Führungskräfte und Mitarbeiter:innen können jederzeit und von überall auf ihre Daten zugreifen – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
✅ Kostentransparenz
Fixe monatliche Gebühren ersetzen hohe Investitionen in Hardware und lokale IT.
✅ Skalierbarkeit
Cloud-Systeme wachsen mit dem Unternehmen mit – ob Start-up oder Konzern.
✅ Zukunftsfähigkeit
Neue Funktionen und rechtliche Updates werden automatisch eingespielt, ohne dass interne IT-Ressourcen gebunden werden.
Vorbehalte (Contra)
❌ Umstellung bedeutet Veränderung
Der Wechsel von lokalen Systemen auf Cloud-Lösungen erfordert Gewöhnung. Mitarbeitende müssen mit neuen Oberflächen und Prozessen vertraut gemacht werden.
❌ Vertrauen in neue Technologien
Manche Unternehmen tun sich schwer, die Kontrolle teilweise aus der Hand zu geben. Vertrauen in Anbieter und Systeme muss wachsen.
❌ Abstimmungsbedarf beim Datenschutz
Cloud-Systeme erfordern klare Vereinbarungen zum Thema DSGVO und Compliance. Das ist weniger ein Risiko, sondern eher eine zusätzliche Koordinationsaufgabe.
❌ Bindung an Anbieter
Die Entscheidung für einen Cloud-Partner sollte sorgfältig getroffen werden, da die Systeme meist langfristig genutzt werden.
❌ Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung
Ohne Internetzugang lassen sich Cloud-Systeme nur eingeschränkt verwenden. Daher braucht es eine zuverlässige IT-Infrastruktur.
Studienlage 2026: Cloud setzt sich durch
-
Laut Bitkom Cloud Monitor 2025 nutzen inzwischen 83 % der Unternehmen in Europa Cloud-Lösungen, Tendenz weiter steigend.
-
Deloitte Future of Work Report 2025 zeigt: HR ist einer der am stärksten digitalisierten Unternehmensbereiche.
-
Eine PwC-Studie 2025 belegt, dass Unternehmen mit Cloud-basierten HR-Prozessen bis zu 30 % weniger Administrationskosten verzeichnen.
Damit ist klar: Einzelne Vorbehalte existieren zwar, doch die Mehrheit der Unternehmen setzt bereits erfolgreich auf die Cloud.
Cloud im HR-Alltag: Praxisbeispiele
-
Digitale Zeiterfassung: Arbeitszeiten, Homeoffice-Tage und Pausen werden automatisch dokumentiert.
-
Lohnabrechnung: Änderungen in der Gesetzgebung werden automatisch ins System übernommen.
-
Self-Service-Portale: Mitarbeiter:innen können Urlaub beantragen, Daten ändern oder Dokumente selbst herunterladen.
-
Recruiting & Onboarding: Bewerbungsprozesse laufen zentralisiert und automatisiert ab.
Ein Beispiel aus Österreich: Viele Unternehmen setzen bereits auf LHR Zeit und LHR Lohn als Cloud-Lösungen, um Personalprozesse sicher, effizient und zukunftsorientiert abzuwickeln.
Fazit: Zukunft auf der Cloud
Die Diskussion um Cloud-Systeme ist nicht mehr die Frage „ob“, sondern „wie schnell“ Unternehmen den Wechsel vollziehen.
Cloud-Lösungen sind ein entscheidender Hebel, um HR-Abteilungen von administrativen Aufgaben zu entlasten, Kosten zu reduzieren und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.
Auch wenn einzelne Vorbehalte bestehen: Die aktuelle Studienlage zeigt eindeutig, dass die Zukunft des HR digital und Cloud-basiert ist – und Unternehmen wie Mitarbeiter:innen gleichermaßen davon profitieren.
FAQ: Cloud-Systeme im HR
Sind Cloud-Systeme wirklich sicher?
Ja. Seriöse Anbieter setzen auf Verschlüsselung, mehrstufige Sicherheitskonzepte und erfüllen die DSGVO.
Kann man Cloud-Lösungen auch schrittweise einführen?
Absolut. Viele Unternehmen starten mit Zeiterfassung oder Lohnabrechnung und erweitern später die Nutzung.
Wie teuer ist der Umstieg?
Die Kosten hängen von Unternehmensgröße und Modulen ab. Grundsätzlich sind die Einstiegskosten jedoch deutlich niedriger als bei lokalen IT-Systemen.
Sind Mitarbeiter:innen skeptisch gegenüber Cloud?
Anfangs ja – vor allem wegen Gewohnheiten. Mit Schulungen und klarer Kommunikation lässt sich die Akzeptanz jedoch schnell erhöhen.