KOKO & LHR – Digitale HR-Prozesse für Kinder- und Jugendhilfe in Salzburg

Manuelle Prozesse und hoher Verwaltungsaufwand

Mit dem stetigen Wachstum der Organisation stieg auch die Zahl der Mitarbeitenden – und damit der administrative Aufwand. Über 200 Mitarbeiter:innen arbeiteten mit individuellen Excel-Tabellen zur Zeiterfassung, was zu fehleranfälligen Abläufen und einem hohen Pflegeaufwand führte.

KOKO erkannte: Die Personalprozesse müssen besser organisiert, zentralisiert und digitalisiert werden, um Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Integrierte HR-Plattform mit LHR-Modulen

KOKO entschied sich für eine modulare Gesamtlösung von Lohn & HR. Zum Einsatz kommen:

• LHR Zeit – für die digitale, standortübergreifende Zeiterfassung,

• LHR Dienstplan – für einfache, grafische Einsatzplanung per Drag & Drop,

• LHR LohnService – für die ausgelagerte, automatisierte Lohnverrechnung,

• LHR People Analytics – für Auswertungen, Kennzahlen und strategische Personalentscheidungen.

Alle Systeme sind aus einer Datenquelle gespeist – doppelte Datenpflege entfällt. Die HR-Abteilung profitiert von hoher Automatisierung, während Vorgesetzte direkt in der Software Urlaube freigeben, Dienstpläne erstellen und Personalzeiten verwalten können.

Digitale Transformation in Etappen

Gemeinsam mit Lohn & HR wurde die Digitalisierung der HR-Prozesse schrittweise umgesetzt. In Workshops wurden Prozesse analysiert, Ziele definiert und praxisnah digital abgebildet. Besonders hervorzuheben ist die enorme Transparenz im Projektverlauf – von der Aufgabenplanung bis zur klaren Kommunikation aller Arbeitsschritte.

Durch die Integration des LohnService fließen sämtliche Daten automatisch in die Abrechnung ein. Das Resultat: keine doppelte Datenpflege, kein manuelles Nacharbeiten, sondern ein reibungsloser, digitaler Workflow.

Regelungen in Kollektivverträgen – wurden gemeinsam mit viel Engagement und Expertise gelöst.

Fazit

Mit der Einführung der LHR-Lösungen hat KOKO seine Personalprozesse erfolgreich modernisiert. Zeiterfassung, Dienstplanung, Lohnverrechnung und People Analytics greifen heute nahtlos ineinander – mit einem spürbaren Effekt: weniger Aufwand, mehr Übersicht und mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe – die Arbeit mit Kindern und Familien.