Digitale Zeiterfassung im öffentlichen Sektor: Effizienz trotz knapper Budgets

Steigende Ansprüche bei knappen Budgets

Öffentliche Einrichtungen wie Krankenhäuser, Pflegeheime, Schulen oder Theaterhäuser stehen seit Jahren vor der gleichen Herausforderung: höchste Qualität sichern, aber mit immer engeren Budgets arbeiten.

Krankenhäuser müssen rund um die Uhr Spitzenmedizin gewährleisten – unabhängig von Personalengpässen oder finanziellen Hürden. Theaterhäuser organisieren trotz knapper Mittel ein vielfältiges Kulturprogramm. Beide Beispiele verdeutlichen: Der Spagat zwischen Anspruch und Realität ist ohne digitale Unterstützung kaum mehr zu meistern.

Folgen eingeschränkter Budgets

Wenn das Budget nicht reicht, trifft es oft den Personalbereich zuerst:

• Offene Stellen bleiben unbesetzt

• Mehr Überstunden für das bestehende Team

• Höhere Belastung, Stress und sinkende Motivation

Beispiel Krankenhaus: Zu wenige Pflegekräfte → mehr Überstunden → steigende Kosten durch Zuschläge.
Beispiel Theaterhaus: Engpässe in der Organisation → Verantwortliche müssen einspringen → Verzögerungen an anderer Stelle.

Die Lösung: Digitale Zeiterfassungssysteme, die Ressourcen transparent machen und faire Planung ermöglichen.

Warum digitale Zeiterfassung unverzichtbar ist

Noch immer arbeiten viele Einrichtungen mit Papierlisten oder Excel-Dateien. Das ist fehleranfällig, zeitaufwendig und kann rechtliche Probleme verursachen, etwa wenn das Arbeitszeitgesetz (AZG) oder das Arbeitsruhegesetz (ARG) nicht korrekt eingehalten werden.

Eine Software wie LHR Zeit reduziert diesen Aufwand:

• Arbeitszeiten werden automatisch erfasst

• Daten fließen direkt in die Lohnverrechnung

• Gesetze und Kollektivverträge werden automatisch berücksichtigt

Quelle: Arbeitsinspektion Österreich – Arbeitszeitgesetz

Vorteile moderner Zeiterfassungssoftware

• Automatisierung: Überstunden- und Urlaubsberechnungen laufen automatisch

• Transparenz: Mitarbeiter:innen haben jederzeit Einblick in ihre Zeitkonten

• Planungssicherheit: Führungskräfte erkennen Engpässe sofort

• Rechtssicherheit: Einhaltung österreichischer Gesetze und Kollektivverträge

Praxisnahe Funktionen

Schichtplanung im Gesundheitswesen

Pflegekräfte müssen rund um die Uhr verfügbar sein. Mit dem LHR Dienstplan werden Schichten digital erstellt, in Echtzeit angepasst und an Mitarbeiter:innen kommuniziert.

Urlaubsverwaltung in Theaterhäusern

Digitale Tools zeigen auf einen Blick, wer wann abwesend ist. So lassen sich Personalengpässe in Spitzenzeiten vermeiden.

Überstunden fair berechnen

LHR Zeit erfasst Überstunden korrekt und transparent. Das schafft Vertrauen und reduziert Konflikte.

Benutzerfreundlichkeit als Erfolgsfaktor

Ein System ist nur dann erfolgreich, wenn es intuitiv ist. Besonders im öffentlichen Sektor, wo digitale Kompetenz unterschiedlich ausgeprägt ist, zählt: einfache Bedienbarkeit.

• Weniger Schulungsaufwand

• Schnellere Akzeptanz

• Weniger Fehler bei der Eingabe

Motivation und Zufriedenheit steigen, wenn Technologie den Alltag spürbar erleichtert.

Nahtlose Integration & Schnittstellen

Viele Einrichtungen nutzen bereits komplexe Lohnverrechnungssysteme. Neue Lösungen müssen sich nahtlos einfügen.

Die LHR RestAPI sorgt dafür, dass Arbeitszeiten, Urlaube oder Krankmeldungen automatisch an die Payroll übermittelt werden. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und erhöht die Genauigkeit.

Flexible Zeitmodelle für unterschiedliche Bedürfnisse

• Krankenhäuser: Schichtbetrieb rund um die Uhr

• Theaterhäuser: Abend- und Wochenendspitzen

• Schulen: Ferienregelungen

Mit individuell anpassbaren Zeitmodellen deckt LHR Zeit alle Szenarien ab – ohne manuelle Umwege.

Wirtschaftliche Vorteile und ROI

Zeiterfassung ist keine Kostenstelle, sondern eine Investition:

• Kostenkontrolle: Überstunden und Abwesenheiten sind jederzeit sichtbar

• Bessere Budgetplanung: Frühwarnsystem bei Überlastung

• Weniger Verwaltung: Mehr Zeit für Kernaufgaben

Studien zeigen, dass sich digitale Systeme im öffentlichen Sektor meist nach kurzer Zeit amortisieren.

Quelle: Deloitte Studie – Digitalisierung im Gesundheitswesen

Praxisbeispiele aus Österreich

Krankenhaus: Ein Landeskrankenhaus reduzierte nach Einführung von LHR Zeit die Planungszeit um 40 % und die Überstunden um 15 %.
Theaterhaus: Ein städtisches Theater ersetzte Excel-Listen durch LHR Zeit – Ergebnis: transparente Urlaubsplanung, fehlerfreie Abrechnung, zufriedenes Team.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die lückenlose Dokumentation von Arbeitszeiten ist Pflicht (§ 26 AZG). Eine digitale Lösung sorgt für manipulationssichere Nachweise – jederzeit überprüfbar.

Quelle: Arbeitszeitgesetz (AZG)

Nachhaltigkeit & Digitalisierung

Digitale Zeiterfassung spart Papier, reduziert Verwaltung und schont Ressourcen. Gleichzeitig steigert sie die Attraktivität öffentlicher Arbeitgeber:innen und macht Institutionen zukunftsfähiger.

Fazit

Öffentliche Einrichtungen mit eingeschränktem Budget stehen vor großen Herausforderungen. Mit LHR Zeit gewinnen sie:

• Weniger Verwaltungsaufwand

• Mehr Transparenz & Planungssicherheit

• Flexible Modelle für alle Einsatzbereiche

• Nahtlose Integration in bestehende Systeme

• Höhere Mitarbeiter:innenzufriedenheit

• Einen klar messbaren wirtschaftlichen Vorteil

Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, steigendem Kostendruck und wachsenden Erwartungen ist digitale Zeiterfassung kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit.