Ausbildungskostenrückersatz in Österreich: Ein Leitfaden für die Lohnverrechnung

Bedeutung des Ausbildungskostenrückersatzes

Die Ausbildung von Mitarbeiter:innen ist eine wichtige Investition. Doch was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt, bevor sich die Kosten amortisiert haben? Hier greift der Ausbildungskostenrückersatz – ein arbeitsrechtliches Instrument, das in Österreich klare Rahmenbedingungen vorgibt.

Quelle: RIS – Ausbildungskostenrückersatzgesetz

Was umfasst das Gesetz?

Das Ausbildungskostenrückersatzgesetz regelt, unter welchen Bedingungen Arbeitgeber:innen die Kosten von Mitarbeiter:innen zurückfordern dürfen. Es soll sicherstellen, dass Bildungsinvestitionen nicht verloren gehen, gleichzeitig aber Arbeitnehmer:innen vor überzogenen Rückforderungen geschützt sind.

Arten von Bildungsmaßnahmen

• Ausbildung: Erwerb eines neuen Berufs

• Weiterbildung: Vertiefung vorhandener Kenntnisse

• Fortbildung: Erhalt beruflicher Fähigkeiten

• Einschulung: Einführung in betriebliche Aufgaben

Nur Aus- und Weiterbildungen sind rückersatzfähig.

Rückzahlungsklausel und Vertragsbindung

• Rückersatzvereinbarungen müssen schriftlich vor Ausbildungsbeginn getroffen werden.

• Eine generelle Klausel im Dienstvertrag ist ungültig.

• Jede Bildungsmaßnahme braucht eine separate Vereinbarung, die von beiden Seiten unterschrieben wird.

• Die Bindungsdauer darf max. 4 Jahre betragen (Ausnahme: Pilot:innenausbildung bis 8 Jahre).

• Rückzahlung reduziert sich monatlich anteilig.

Quelle: WKO – Ausbildungskostenrückersatz

Rückzahlungspflicht – wann gilt sie?

Rückzahlungspflicht besteht nur, wenn:

• eine gültige schriftliche Vereinbarung vorliegt,

• die Ausbildung aus eigenem Verschulden abgebrochen wird oder

• Arbeitnehmer:innen schuldhaft den Abschluss verhindern.

Keine Rückzahlungspflicht besteht bei:

• Krankheit, unverschuldetem Abbruch

• Kündigung durch Arbeitgeber:in (außer schuldhaftes Verhalten)

• unberechtigter Entlassung oder berechtigtem Austritt

Ausbildungskostenpauschale und Staffelung

Unternehmen sollten realistische Pauschalen und faire Rückzahlungsstaffelungen vereinbaren.
Beispiel:

So bleibt die Rückforderung für Arbeitnehmer:innen nachvollziehbar und rechtlich haltbar.

Aktuelle Änderungen seit 2024

Seit März 2024 gilt:

• Verpflichtende Aus- und Weiterbildungen (z. B. Sicherheits- oder Fachschulungen) sind Arbeitszeit.

• Die Kosten müssen immer von Arbeitgeber:innen getragen werden.

• Rückersatzvereinbarungen für solche verpflichtenden Maßnahmen sind unzulässig.

Zitat AK: „Seit Ende März ist die Rechtslage eindeutig: Verpflichtende Weiterbildungen sind Arbeitszeit; die Kosten trägt zwingend der Arbeitgeber.“

Quelle: Arbeiterkammer Österreich – Weiterbildung

Sonderfall: Arbeitnehmer:innen zahlen selbst

Übernimmt ein:e Mitarbeiter:in selbst Ausbildungskosten, können Arbeitgeber:innen diese steuerfrei rückerstatten, wenn:

• ein betriebliches Interesse besteht,

• Nachweise (Rechnungen, Teilnahmebestätigungen) vorgelegt werden und

• eine schriftliche Erklärung abgegeben wird, dass die Kosten nicht steuerlich geltend gemacht wurden.

Tipp: Vorab Rücksprache mit dem Finanzamt halten, um steuerliche Fragen zu klären.

Praxis-Tipps für Unternehmen

• Klare Verträge: Mustervereinbarungen nutzen, rechtlich prüfen lassen.

• Faire Kalkulation: Kosten realistisch ansetzen, Staffelung berücksichtigen.

• Transparenz: Mitarbeiter:innen frühzeitig über Rückersatzbedingungen informieren.

• Personalentwicklung: Rückersatz nicht als Druckmittel nutzen, sondern als Instrument zur Bindung.

FAQ: Ausbildungskostenrückersatz in Österreich

Müssen Arbeitnehmer:innen Ausbildungskosten immer zurückzahlen?
Nein, nur bei gültiger Vereinbarung und eigenverschuldetem Abbruch.

Darf der Rückersatz länger als 4 Jahre dauern?
Nein, maximal 4 Jahre – außer bei Pilot:innenausbildung (bis 8 Jahre).

Was passiert bei verpflichtenden Weiterbildungen?
Diese gelten als Arbeitszeit. Kosten trägt der Arbeitgeber – Rückersatz ist unzulässig.

Fazit

Der Ausbildungskostenrückersatz ist ein komplexes, aber wichtiges Thema in der Lohnverrechnung. Unternehmen sichern ihre Investitionen, Arbeitnehmer:innen erhalten durch klare Gesetze Schutz vor unfairen Knebelverträgen.

Die aktuellen Änderungen stärken die Rechte von Arbeitnehmer:innen erheblich und verpflichten Unternehmen, Pflichtschulungen selbst zu finanzieren. Mit fairen, transparenten Vereinbarungen können Unternehmen einerseits ihre Bildungsinvestitionen schützen und andererseits die Mitarbeiterbindung langfristig fördern.