Warum die Aufbewahrung so wichtig ist
Die richtige Aufbewahrung von Lohnunterlagen ist in Österreich eine zentrale Pflicht von Geschäftsführer:innen. Sie dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern schützt auch sensible Mitarbeiterdaten. Fehler oder Missverständnisse in diesem Bereich können rechtliche und finanzielle Risiken nach sich ziehen – von Strafen bis hin zu Problemen bei Prüfungen.
Um Unternehmen – insbesondere KMUs – Sicherheit zu geben, haben wir die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen, Best Practices und eine praktische Checkliste zusammengestellt.
🎧 Tipp: Hören Sie auch unseren Podcast zur Aufbewahrungspflicht, in dem wir das Thema praxisnah beleuchten.
Gesetzliche Grundlagen in Österreich
Mehrere Gesetze regeln, wie lange Lohnverrechnungsunterlagen aufzubewahren sind:
-
ASVG (Allgemeines Sozialversicherungsgesetz) – regelt Pflichten rund um Meldungen und Nachweise zur Sozialversicherung.
-
EStG (Einkommensteuergesetz) – legt steuerliche Aufbewahrungsfristen fest.
-
UGB (Unternehmensgesetzbuch) – definiert handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen.
Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend für Compliance mit steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben. Offizielle Infos finden Sie u. a. beim BMF und bei der WKO.
Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?
Unterlagen zur Lohnverrechnung decken eine Vielzahl von Dokumenten ab:
-
Lohn- und Jahreslohnzettel
-
Personalakten (inkl. Dienstzettel, Arbeitsverträge, Beendigungsunterlagen)
-
Sozialversicherungsdokumente und Beitragsnachweise
-
Lohnsteuerdokumentation
-
Arbeitszeit-, Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnungen
-
Überstunden- und Abfertigungsnachweise
-
Dokumentation zu Lohnpfändungen
Typische Aufbewahrungsfristen
-
Steuerunterlagen: 7 Jahre (§ 132 BAO)
-
Unterlagen mit Sozialversicherungsrelevanz: 7 Jahre (§ 18 Abs. 2 ASVG)
-
Arbeitszeitaufzeichnungen: 2 Jahre (§ 26 AZG)
-
Dienstzettel, Arbeitsverträge & Beendigungsunterlagen: mind. bis zu 3 Jahre nach Ende des Dienstverhältnisses (je nach Anspruchslage länger)
➡️ Ein detaillierter Überblick mit Fristen findet sich bei der ÖGK.
Digitale vs. physische Aufbewahrung
Viele Unternehmen stellen sich die Frage: Reicht eine digitale Ablage oder brauche ich Papierordner?
-
Digitale Archivierung bietet Effizienz, bessere Suchfunktionen und weniger physischen Platzbedarf.
-
Wichtig: Systeme müssen Integrität, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit gewährleisten.
-
DSGVO-Vorgaben sind einzuhalten – egal ob digital oder physisch.
Moderne Payroll-Software wie unsere Lösung LHR Dokumente ermöglicht sichere, automatisierte Ablage mit Compliance-Checks und Erinnerungen.
Interne Richtlinien und Verantwortlichkeiten
Die Verantwortung darf nicht nur bei der Buchhaltung liegen. Geschäftsführung und HR müssen gemeinsam klare interne Richtlinien erstellen:
-
Zuständigkeiten festlegen
-
Mitarbeiter:innen regelmäßig schulen
-
Prozesse dokumentieren und laufend aktualisieren
Eine Übersicht möglicher Richtlinien für österreichische KMUs finden Sie in unserer tabellarischen Vorlage:
| Richtlinie | Ziel | Inhalt |
|---|---|---|
| Richtlinie zur Aufbewahrungsfrist | Festlegung der spezifischen Aufbewahrungsfristen für alle Arten von Lohnverrechnungsunterlagen gemäß den gesetzlichen Anforderungen. | Eine Liste der Dokumentenarten mit den jeweiligen Aufbewahrungsfristen und Angaben zur Fristberechnung. |
| Richtlinie zur digitalen und physischen Aufbewahrung | Definition der Anforderungen an die digitale und physische Aufbewahrung von Dokumenten, einschließlich Sicherheitsstandards und Zugriffskontrollen. | Vorgaben zur digitalen Archivierung und zur physischen Aufbewahrung, einschließlich Datenintegrität und -sicherheit. |
| Datenschutzrichtlinie | Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO und anderer relevanter Datenschutzgesetze im Umgang mit personenbezogenen Daten. | Anweisungen zum korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten, Zugriffsrechten, Datenminimierung und -löschung. |
| Schulungs- und Sensibilisierungsrichtlinie | Förderung des Bewusstseins und Verständnisses für die Bedeutung der korrekten Aufbewahrung unter den Mitarbeitern. | Festlegung von regelmäßigen Schulungsprogrammen und Erstellung von Materialien zur Unterstützung des Lernprozesses. |
| Richtlinie zur Überprüfung und Aktualisierung von Aufbewahrungspraktiken | Gewährleistung, dass die Aufbewahrungspraktiken kontinuierlich den aktuellen gesetzlichen Anforderungen und Best Practices entsprechen. | Definition eines Prozesses zur regelmäßigen Überprüfung der Richtlinien und Praktiken sowie Zuweisung von Verantwortlichkeiten. |
| Richtlinie zur Vorbereitung auf Prüfungen und Audits | Sicherstellung, dass das Unternehmen jederzeit bereit ist, Dokumente im Rahmen von Prüfungen oder Audits vorzulegen. | Anleitung zur Organisation und zum schnellen Zugriff auf Dokumente; Definition von Verantwortlichkeiten und Abläufen im Falle einer Prüfung. |
Häufige Missverständnisse
-
„Alle Unterlagen haben die gleiche Frist.“ Falsch: Arbeitszeitaufzeichnungen z. B. nur 2 Jahre, Steuerunterlagen 7 Jahre.
-
„Digitale Ablage ersetzt Papier automatisch.“ Nur, wenn die digitale Lösung DSGVO-konform und revisionssicher ist.
-
„Das macht eh nur die Buchhaltung.“ Nein – es ist eine unternehmensweite Pflicht, unterstützt von der Geschäftsführung.
Eine Übersicht typischer Missverständnisse finden Sie hier:
| Missverständnis | Realität |
|---|---|
| Einheitliche Aufbewahrungsfristen | Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art des Dokuments und den gesetzlichen Anforderungen. Es gibt keinen einheitlichen Zeitraum für alle Lohnverrechnungsunterlagen. |
| Digitale Aufbewahrung ersetzt Papierform | Obwohl die Digitalisierung den Aufbewahrungsprozess vereinfachen kann, gibt es spezifische Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung, einschließlich der Sicherstellung der Datenintegrität und -nachvollziehbarkeit. Digitale Aufbewahrung ersetzt nicht zwangsläufig die Notwendigkeit physischer Dokumente. |
| Datenschutz wird vernachlässigt | Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfordert strikte Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und lokaler Datenschutzgesetze. Datenschutz ist ein kritischer Aspekt der Dokumentenaufbewahrung und darf nicht vernachlässigt werden. |
| Nur Lohnzettel sind aufbewahrungspflichtig | Die Aufbewahrungspflicht umfasst eine breite Palette von Dokumenten, nicht nur Lohnzettel. Dazu gehören Sozialversicherungsdokumente, Arbeitszeitaufzeichnungen, Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente. |
| Interne Richtlinien sind ausreichend | Interne Richtlinien müssen externe rechtliche Anforderungen vollständig berücksichtigen und regelmäßig aktualisiert werden, um Compliance-Problemen vorzubeugen. |
| Verantwortung liegt ausschließlich bei der Buchhaltung | Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Lohnverrechnungsunterlagen ist eine unternehmensweite, die auch die Geschäftsführung einschließt. |
| Keine regelmäßige Überprüfung der Aufbewahrungspraktiken | Gesetzliche Anforderungen können sich ändern. Daher ist eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Aufbewahrungspraktiken notwendig, um Compliance sicherzustellen. |
Tipps für die Praxis
-
Payroll-Software einsetzen: Automatisierte Archivierung, Backups und Erinnerungen erhöhen die Sicherheit.
-
Regelmäßig interne Audits durchführen: So werden Schwachstellen frühzeitig erkannt.
-
Prüfungen simulieren: Bereiten Sie sich auf Anfragen von Finanzpolizei oder Behörden vor.
Unsere Lösung Lohn & HR Dokumente unterstützt Sie mit:
-
Intuitiver Oberfläche
-
Automatisierten Erinnerungen an Fristen
-
Compliance-Checks und DSGVO-Sicherheit
-
Verschlüsselung & Backups
Fazit
Die Aufbewahrungspflicht von Lohnunterlagen in Österreich ist komplex, aber beherrschbar. Mit klaren internen Richtlinien, digitaler Unterstützung und laufender Überprüfung sichern sich Unternehmen nicht nur rechtliche Konformität, sondern auch Effizienz und Transparenz.
👉 Unsere Empfehlung: Prüfen Sie regelmäßig Ihre Prozesse und setzen Sie auf digitale Lösungen wie LHR Dokumente, um gesetzliche Sicherheit und einfache Verwaltung zu verbinden.
Anhang
Checkliste für die Aufbewahrung von Lohnunterlagen in österreichischen KMUs
Diese Checkliste bietet eine strukturierte Vorgehensweise zur Sicherstellung der korrekten Aufbewahrung von Lohnunterlagen in österreichischen KMUs. Es berücksichtigt gesetzliche Anforderungen und effiziente Organisationspraktiken.
Überprüfen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- [ ] Ermitteln Sie die spezifischen Aufbewahrungsfristen für alle Arten von Lohnverrechnungsunterlagen gemäß österreichischem Recht.
- [ ] Beachten Sie Unterschiede in den Fristen für Lohnzettel, Sozialversicherungsdokumente, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
Dokumentenarten klar identifizieren und kategorisieren
- [ ] Lohnzettel und Jahreslohnzettel
- [ ] Personalakten inklusive Dienstzettel und Arbeitsverträge
- [ ] Sozialversicherungsdokumente
- [ ] Lohnsteuerdokumentation
- [ ] Arbeitszeitaufzeichnungen
- [ ] Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnungen
- [ ] Beitragsnachweise und Steuerdokumente
- [ ] Beendigungsunterlagen (Kündigungen, Entlassungsschreiben)
- [ ] Überstundenabrechnungen und Abfertigungsnachweise
Richtige Aufbewahrungsmethoden auswählen
- [ ] Entscheiden Sie zwischen digitaler und physischer Aufbewahrung basierend auf den rechtlichen Anforderungen und den Kapazitäten Ihres Unternehmens.
- [ ] Stellen Sie sicher, dass digitale Dokumente den Anforderungen an Integrität, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit entsprechen.
Datenschutzmaßnahmen implementieren
- [ ] Überprüfen Sie, ob Ihre Datenschutzpraktiken der DSGVO und lokalen Gesetzen entsprechen.
- [ ] Stellen Sie sicher, dass personenbezogene Daten sicher aufbewahrt und nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden.
Interne Richtlinien und Verantwortlichkeiten festlegen
- [ ] Erarbeiten Sie klare Richtlinien für die Aufbewahrung und den Zugriff auf Lohnunterlagen.
- [ ] Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und schulen Sie Ihr Team hinsichtlich der Wichtigkeit des korrekten Umgangs mit Lohnunterlagen.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Aufbewahrungspraktiken
- [ ] Planen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer Aufbewahrungspraktiken, um sicherzustellen, dass sie aktuell und konform mit den gesetzlichen Anforderungen sind.
- [ ] Passen Sie Ihre Praktiken bei Bedarf an neue gesetzliche Vorgaben an.
Vorbereitung auf Prüfungen und Audits
- [ ] Organisieren Sie Ihre Dokumente so, dass sie bei Bedarf schnell und vollständig für Prüfungen durch die Finanzpolizei oder andere Behörden bereitgestellt werden können.
Nutzung von Softwarelösungen und Technologien
- [ ] Erwägen Sie den Einsatz von Softwarelösungen zur Vereinfachung der Dokumentenverwaltung und -archivierung.
- [ ] Stellen Sie sicher, dass gewählte Lösungen den österreichischen rechtlichen Anforderungen entsprechen.