Als einer der größten Immobilieneigentümer des Landes, bewirtschaftet und verwaltet die Bundesimmobiliengesellschaft für die Republik Österreich rund 2.200 Liegenschaften bestehend aus Bildungsbauten wie Schulen, Universitäten und Spezialimmobilien, aber auch Büro- und Wohnimmobilien. Die BIG ist Spezialistin für hochkomplexe Bauaufgaben. Dabei steht die ganzheitliche Betrachtung eines Gebäudes während seines gesamten Lebenszyklus, also von der Projektentwicklung über das Bau- bis hin zum Facility Management, im Mittelpunkt.

Mehr als 900 Mitarbeiter leben in der BIG ihre Leidenschaft für Immobilien. Bei Benefits wie Gleitzeit, ausgezeichneten Weiterbildungsmöglichkeiten, Mitarbeiterrabatten oder Betriebsausflügen, darf sich die BIG über zahlreiche Bewerbungen freuen. Dies bedarf allerdings auch einer sehr umfangreichen Abwicklung im Recruiting.

Vor einigen Jahren wurde die gesamte Bewerberadministration im Recruiting-Prozess noch mithilfe einer Excelliste abgewickelt und die Unterlagen in Papierordnern archiviert. Die Suche nach Evidenzen war dadurch sehr zeitaufwändig. Diese Arbeitsweise war nicht mehr zukunftsfit, also wurde nach einer Recruiting-Software gesucht, die an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann und eine gute Usability aufweist.

Im Jahr 2009 wurde erfolgreich auf das Bewerbermanagement von Haufe umgestellt, wodurch die Bewerberkorrespondenz mittels standardisiertem E-Mail-Verkehr und in weiterer Folge der gesamte Recruiting-Prozess vereinfacht und effizienter wurde. Als besonderer Vorteil der Software wird die „Volltextsuche“ gesehen. Hiermit kann mit Stichwörtern, beispielsweise nach speziellen Kenntnissen, über die gesamten Bewerberunterlagen im System gesucht werden, ohne sich an den/die Bewerber/in erinnern zu müssen.

Die Zusammenarbeit mit Lohn & HR GmbH zeichnet sich für die BIG sowohl durch Fach- und Beratungskompetenz als auch durch die Standortnähe und den damit verbundenen geringeren Supportkosten aus.

Die laufende Weiterentwicklung der Software wird durch regelmäßige Updates gewährleistet. Um die neuesten Funktionen der Lösung effektiv nutzen zu können, gibt der Fachgruppenleiter der Personalentwicklung Mag. Josef Niki Kernmayer einen Tipp:

„Eine/n Verantwortliche/n für die unternehmensinterne Weiterentwicklung des Systems festzulegen, hilft am Ball zu bleiben!“

Außerdem wird überlegt, das Bewerbermanagement in Zukunft mit Modulen des Mitarbeitermanagements zu erweitern.